Comment lutter contre la procrastination?

COMMENT LUTTER CONTRE LA PROCRASTINATION?

La procrastination que certains considèrent bien souvent comme une maladie, n’en est pas une. C’est un phénomène naturel qui nous arrive tous à un moment donné de notre vie. Et même si c’était une maladie, la bonne nouvelle est qu’elle se guérit. De plus, ne vous dites pas que vous êtes un fainéant parce que vous procrastinez. La procrastination est bien souvent due au fait qu’on ne saisit pas réellement la raison pour laquelle on effectue une telle tâche, on ne tire aucun plaisir à exécuter cette tâche. Alors, cessez de vous blâmer.

Si vous lisez cet article, cela signifie que vous êtes très certainement à la recherche de solutions pour lutter contre cette mauvaise habitude. Alors, ne vous inquiétez pas. Nous partageons avec vous une méthode qui vous aidera à coup sûr à lutter contre la procrastination : il s’agit de la ‘’pré-crastination’’.

 

DEFINITION DE LA PRE-CRASTINATION

 

Nous définissons la ‘’pré-crastination’’ comme étant l’opposé de la procrastination. En d’autres termes, ‘’pré-crastiner’’ veut dire réaliser une tâche longtemps avant sa date limite. En effet, la tendance qui est de réaliser nos tâches la veille de leur date limite nous met bien souvent dans des ennuis que nous avons du mal à gérer, entrainant parfois des erreurs et des fautes dans notre rendu. En réalité, le cerveau suit un processus de traitement des tâches qui nécessitent qu’il collecte les informations, les filtre et les analyse avant de pouvoir les rendre. Si ce processus n’est pas bien suivi, cela nous conduira à des erreurs, parfois être très fatales, dans notre travail.

Alors, nous vous recommandons ‘’la pré-crastination’’ comme méthode de travail. Comment elle fonctionne ? Nous le verrons dans les lignes à venir.

 

LUTTER CONTRE LA PROCRASTINATION GRACE A LA PRE-CRASTINATION : LES 4 ETAPES A SUIVRE

La pré-crastination est une méthode de travail simple qui suit un processus simple et facile à mettre en pratique. Suivons ensemble les étapes de sa mise en œuvre.

 

ETAPE 1 : LISTER SES TÂCHES A PARTIR DE LA MATRICE EINSENHOWER

Il s’agit là de la première étape du processus, et sans doute la plus importante. La matrice Einsenhower vous permettra de mieux organiser vos tâches afin de les exécuter plus efficacement. Elle se base sur deux (02) notions essentielles : l’importance et l’urgence. La notion d’importance est interne à l’individu. Chacun de nous décidera de l’importance qu’il souhaite accorder à une tâche. Il est préférable de la noter sur une échelle de 0 ou 1. Soit la tâche est importante, alors on la note 1. Soit, elle ne l’est pas ; dans ce cas, elle est notée 0. Quant à la notion d’urgence, elle peut bien être liée à des facteurs internes, mais bien souvent il s’agit de facteurs externes tels que la date limite, le fait que ça provienne du grand patron, etc.

La matrice Einsenhower comporte quatre rubriques : 

  • Rubrique 1 : Les tâches importantes et urgentes. Ce sont les tâches que vous devez prioriser par-dessus tout. Leur exécution dans les temps est plus que primordiale. Il s’agit très souvent des tâches les plus difficiles à réaliser.

 

  • Rubrique 2 : Les tâches importantes et non urgentes. Elles sont réalisées après exécution des tâches importantes et urgentes. On peut se dire que vu qu’elles ne sont pas urgentes, pourquoi les réaliser en avance ? Mais, ce sont ces tâches qui font toute la différence. Elles nous permettent de gagner un temps d’avance considérable sur les tâches à venir. Alors, ne les négligez surtout pas.
Lutter contre la procrastination- Matrice d'Eisenhower
Matrice d’Eisenhower
  • Rubrique 3 : Les tâches urgentes et non importantes. On serait tenté de penser qu’il est préférable d’exécuter les tâches urgentes non importantes avant les tâches importantes et non urgentes. Cela peut bel et bien se faire. Chacun exploite cette matrice comme bon lui semble. Mais, pour être optimal, nous vous conseillons de suivre le processus comme indiqué dans cet article. En effet, les tâches urgentes non importantes sont des tâches qui, en général, n’apportent aucune valeur ajoutée à l’individu car celui-ci ne sait pas en réalité pourquoi il les exécute. Il n’en tire aucune satisfaction. Alors, vous pouvez reléguer ce type de tâches au troisième plan.

 

  • Rubrique 4 : Les tâches non importantes et non urgentes. Ce sont là les tâches à bannir. En réalité, c’est dans ce genre de tâches que nous nous complaisons en vue de fuir la réalité des choses ou de souffler un peu. Mais, lorsqu’on s’y habitue trop, il est difficile d’en sortir. C’est ce genre de tâches qui entraine bien souvent la procrastination. Si vous parvenez à les supprimer de votre quotidien, vous pourrez alors allouer le temps que vous leur accordiez à des tâches plus importances (celles de la première et de la deuxième rubrique par exemple). Ainsi, vous aurez plus de temps pour réaliser vos autres tâches et vous parviendrez à lutter contre la procrastination.

 

ETAPE 2 : DEFINIR UN PREMIER DEADLINE POUR LA REALISATION DES TÂCHES

Une fois que vous avez listé vos tâches selon leur importance et leur urgence, la première chose à faire est de définir un premier deadline. Ce deadline vous servira à deux niveaux.

Premièrement, si vous avez des tâches de la première rubrique à réaliser, c’est dans ce deadline que vous devrez les exécuter car ce sont des tâches que vous n’avez pas le droit de remettre à demain.

Deuxièmement, un premier deadline est l’occasion pour vous de faire les premières recherches indispensables à l’exécution de vos tâches. N’oubliez pas : le cerveau collecte, trie et analyse les informations avant d’en faire un rendu. Ici, nous sommes à la première étape : celle de la collecte des informations. Alors, faites vos recherches, regroupez-les sans trop vous soucier de leur pertinence. N’épuisez pas trop votre cerveau à ce stade. Faites juste vos recherches et notez-les quelque part (dans un bloc-notes par exemple). Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur votre projet ou votre tâche et par la suite vous aidera à mieux organiser votre travail.

 

 

ETAPE 3 : ETABLIR UN SECOND DEADLINE

Ce deuxième deadline est en réalité le plus décisif. A ce stade, vous devez éviter toute sorte de distraction et vous concentrer sur votre travail. Comme nous l’avons signifié plus haut, c’est à ce stade que l’on trie les informations et qu’on réalise effectivement le travail.

Pour ce qui est des tâches importantes et urgentes, ce sera le moment pour vous de porter des analyses sur votre travail, de corriger certaines fautes, d’apporter certaines modifications et de finaliser votre travail.

En ce qui concerne les autres tâches (tâches de la deuxième et de la troisième rubrique), vous devrez reprendre toutes les informations que vous avez collectées précédemment, effectuer un tri et les analyser suivant leur pertinence dans le cadre de votre travail.

De façon brève, nous dirons que le second deadline est le moment où l’on réalise réellement le travail.

 

ETAPE 4 : LA PHASE D’AJUSTEMENT ET DE PEAUFINEMENT DU TRAVAIL

Ce dernier deadline concerne le temps qui s’écoule entre le second deadline et la date à laquelle l’on doit rendre le travail.

Lorsqu’on réalise une tâche, l’objectif est de le parfaire, de fournir le meilleur résultat qui soit. Alors, durant cette étape, vous pourrez apporter les dernières analyses et modifications à votre travail, afin de le rendre impeccable aux yeux de votre patron. L’avantage ici est que si vous avez réussi à respecter les autres deadlines, vous bénéficierez largement de temps pour peaufiner votre travail, mais aussi pour souffler un peu.

Cependant, cette étape ne sert pas qu’à peaufiner le travail. Elle permet aussi de rattraper le retard accusé précédemment. En effet, si nous n’avons pas pu respecter les deadlines que nous nous sommes fixés plus haut, il n’y a pas lieu de se blâmer pour cela. L’objectif est d’avancer au mieux dans ses recherches et dans son travail. Si vous n’avez donc pas pu respecter les deadlines fixés précédemment, assurez-vous de terminer votre travail dans ce dernier laps de temps qui s’écoule entre le second deadline et la date à laquelle vous devez rendre le travail.

Besoin d’un accompagnement? N’hésitez pas à contacter nos experts !

En définitif,

Nous retiendrons que la procrastination est un phénomène tout à fait inhérent à la nature humaine. Même les plus productifs d’entre nous procrastinent de temps à autre. Mais, il n’y a pas lieu de se complaire dans cette situation ou de se blâmer en se disant qu’on est un fainéant, un bon à rien ou encore que la procrastination vous est innée et que vous n’y pouvez rien. La procrastination est un problème qu’on peut résoudre. Nous vous avons donc, au travers de cet article, présenté une méthode que nous considérons comme infaillible. Evertuez-vous à la mettre en pratique. Les débuts ne seront certes pas faciles, mais vous y parviendrez avec de la rigueur et de la volonté. Bonne chance !

L’importance de la délégation de travail en entreprise

Importance de la délégation de travail

En entreprise, les besoins sont parfois pressants et peuvent venir de partout. On se retrouve parfois submergé par une grande quantité de travail. La délégation des tâches et de certaines responsabilités s’avère donc nécessaire, voire bénéfique. Nous verrons dans cet article, l’importance de la délégation en milieu de travail.

Quelques raisons pour lesquelles nous évitons la délégation

La confiance en ses collaborateurs est un facteur à ne pas négliger pour comprendre les raisons pour lesquelles nous évitons la délégation. Nombreux sont ceux qui se retrouvent avec un grand nombre de travail sous la main. Pourtant ils sont entourés de nombreux collaborateurs qui attendent de recevoir des tâches à accomplir. Ces mangers se donnent pour excuse d’être efficace lorsqu’ils font le travail eux – même. L’habitude de s’approprier tout le travail a  malheureusement fait de la délégation des tâches une pratique peu utilisée en entreprise. Aussi, a-t-elle tendance à démotiver les collaborateurs. Ce style de leadership doit laisser place à un leadership Transformationnel.

Pourquoi est-il important de déléguer du travail ?

En tant que leader, la délégation est importante parce que vous ne pouvez pas et ne devriez pas tout faire vous-même. Cela affecte vos qualités de meneur. D’abord, déléguer donne du pouvoir à votre équipe, renforce la confiance et aide au développement professionnel et personnel. En effet, les personnes qui travaillent pour vous seront en mesure acquérir de nouvelles connaissances. Et ainsi, de développer de nouvelles compétences, ce qui les prépare à plus de responsabilités à l’avenir. Ensuite, pour les dirigeants, cela vous aide à identifier les collaborateurs les mieux capables pour entreprendre certains projets ou tâches. Enfin, la délégation ne fait pas qu’alléger une charge de travail. Mais permet de disposer de plus de temps et d’énergie pour se consacrer à d’autres tâches plus importantes.

Partager des tâches et des responsabilités peut paraître difficile pour un dirigeant qui ne s’y connaît pas et qui a l’habitude de gérer son entreprise de façon centralisée. Ce dernier aura besoin de executive coaching pour l’amélioration de son leadership.  Néanmoins, la délégation présente un grand nombre d’avantages pour l’entreprise si elle est bien gérée.  Dans un prochain article, nous vous dirons comment déléguer efficacement le travail.

Les 5 étapes de développement d’une équipe de travail.

Etape pour développer vos équipes de travail

Faire passer ses employés de groupe de travail à une équipe de travail est un grand défi pour tout manager. Ce processus est assez difficile à exécuter, mais n’est pas impossible. Il est primordial pour la bonne marche de votre direction. Dans notre article précédent, nous avons parlé de l’importance de l’activité de team building pour le travail. À présent, nous verrons donc les  étapes pour mieux développer votre équipe de travail.

Le développement d’une équipe de travail constitue un processus d’apprentissage qui incombe aussi bien aux managers qu’aux employés qui deviendront une équipe. À la différence d’un groupe, l’équipe de travail évolue ensemble et mène des actions dans le but d’atteindre un objectif commun. Mais cette transition ne se fait pas d’un coup, mais suivant plusieurs étapes. Bruce W. Tuckman, docteur en psychologie et spécialiste des dynamiques de groupe, a constitué un processus en cinq (5) étapes majeures pour le développement d’équipe :

  • la constitution ( Forming )
  • les turbulences ( Storming )
  • la normalisation ( Norming )
  • la performance ( Performing ).
  • la dissolution ( Adjourning ).

 

1.L’étape de constitution d’équipe (Forming)

C’est la toute première étape, elle correspond à la familiarisation des individus qui se retrouvent et doivent désormais travailler ensemble pour atteindre un but précis. Ici le manager joue le rôle de coordonnateur et guide. Il se doit d’être pleinement présent et de répondre aux inquiétudes de ses collaborateurs. À savoir les informer du rôle de chacun et de la mission du groupe. Ses qualités de meneur sont alors mises en évidence.

2.L’étape de turbulence ou d’assaut (Storming)

Cette étape est très délicate pour le manager qui devient le coach personnel des individus qui constituent son équipe. En effet, à ce stade les différentes personnalités de chaque membre émergent et peuvent s’entrechoquer. On assiste très souvent à des conflits d’opinions et d’intérêts. Tout ceci peut affecter la performance et l’efficacité de l’équipe. Le manager doit alors motiver ses collaborateurs et les aider à surmonter ces difficultés afin d’améliorer leurs relations. Il doit alors disposer de compétences en leadership. Si ce n’est pas le cas, il est préférable qu’il consulte un cabinet de coaching pour l’aider.

3.L’étape de normalisation (Norming)

Après l’étape de turbulences, les conflits sont réglés et l’équipe prend conscience de l’importance de s’atteler à l’atteinte des objectifs. Les collaborateurs ici font profil bas de leurs différends antérieurs. Cependant, ils ont appris à trouver des consensus pour s’accorder et accepter les idées de chacun. La confiance s’instaure peu à peu et la performance augmente. Le manager n’intervient pas dans le travail à cette étape, mais s’assure que la communication est fluide. Et organise des rencontres régulières pour faire le point sur les avancées du projet.

4.L’étape de la performance (Performing)

À ce stade-là, l’équipe existe aussi bien pour le manager que pour les membres. La confiance et la cohésion sont désormais présentes entre les collaborateurs. L’équipe fonctionne parfaitement et collabore à l’exécution et l’atteinte des missions de l’entreprise. Dorénavant, les conflits qui surviennent sont rapidement gérés en interne. Le manager veille alors au maintien de la motivation et du bien-être de son équipe.

5.L’étape de l’ajournement (Adjourning)

Au stade de l’ajournement, l’équipe a pratiquement atteint tous ses objectifs. Si le but pour lequel les individus ont été regroupés pour le travail est un projet ponctuel, alors l’équipe ne peut perdurer. On parlera alors de dissolution de l’équipe. Cependant, chaque membre après observation de son travail peut être orienté vers une autre équipe de travail si besoin s’y trouve ou non. Il faut pour ces derniers une reconnaissance du travail effectué. Cela peut se faire à travers  une cérémonie afin de reconnaître le travail de chaque membre.

Il est important pour tout responsable d’équipe de comprendre ces différentes étapes et le rôle qu’il doit jouer à chaque étape afin de bâtir une équipe forte, motivée et engagée à atteindre les objectifs fixés.

Voici ainsi expliquer les cinq (5) étapes pour mieux développer votre construction d’équipes de travail.

L’IMPORTANCE DU DÉVELOPPEMENT D’ÉQUIPE POUR UN LEADER.

Développement d'équipe

Afin d’obtenir les meilleurs résultats sur la réalisation d’une activité, de nombreux projets nécessitent une approche collaborative pour mieux fonctionner. En effet, le rôle du manager devient alors prépondérant pour la constitution de l’équipe et l’avancée du projet. Dans notre article du jour, nous parlerons de l’importance du développement d’équipe pour un leader.

1. Le développement d’équipe est une pratique facile en théorie.

L’avantage pour les dirigeants est qu’ils bénéficient déjà d’une capacité de constituer une équipe de travail efficace. Cette capacité, ils l’ont accumulée au cours de leurs années d’exercice pour la plupart. 

Cependant, bon nombre sont les managers qui savent que le développement d’équipe ne se fait pas de façon simple. En effet, il faut assez de recherche et d’analyse pour pouvoir transformer un groupe de personnes en une équipe de travail fonctionnel, proactive et productive. De base, la consolidation d’une équipe est un processus réfléchi qui consiste à la transition de travailleurs individuels en un groupe collaboratif, voire cohésif. Un groupe de personnes travaillant de façon interdépendante et coopérative pour l’atteinte de buts collectifs et spécifiques.

Théoriquement, le concept de développement d’équipe demeure simple : rassembler un certain nombre de personnes talentueuses et engagées et leur assigner un objectif commun à atteindre. La réalisation elle, requiert une véritable planification et est stratégique.

2. L’importance du développement d’ équipe dans une entreprise

C’est un fait indéniable qu’une équipe peut bien travailler et fournir de bons résultats mais être proactif et augmenter de façon considérable ses résultats en est une chose bien différente. Pour ce faire donc, le manager doit prendre son rôle au sérieux à cet instant et songer à comment bien développer ses équipes.

Notamment, lorsque les ressources cognitives, comportementales, intellectuels et qui motivent sont parfaitement alignés avec les exigences d’une tâche, l’équipe est plus qu’efficace. À cet effet, le leader doit être compréhensif et avoir une ouverture d’esprit pour repartir son personnel et développer son équipe. Pour mieux savoir comment les motiver, vous pouvez relire cet article.

Ainsi, les objectifs de l’entreprise seront atteints de manière efficiente et rapide.


3. Avantages du développement d’équipe pour un leader

Lorsqu’il est livré correctement, le développement d’équipe peut créer une atmosphère innovante qui encourage la coopération, le travail d’équipe et la confiance entre ses membres. Ce développement pourrait apporter une valeur ajoutée considérable dans une organisation. Pourquoi ? Parce que les actions menées sont axées sur l’amélioration de la performance du groupe. En outre, les actions du leader permettraient de valoriser et de motiver les membres de l’équipe. Ce qui contribuera normalement à booster la performance de l’équipe et à développer le potentiel des collaborateurs.

Enfin, développer ses équipes évite de regrouper certaines personnes capables d’exécuter les mêmes tâches et ayant les mêmes aptitudes.

Nous espérons que cet article répondra à votre préoccupation de comprendre l’importance du développement d’équipe pour un leader.? Retrouvez-nous la semaine prochaine pour un article qui vous dira quelques étapes pour mieux développer vos équipes de travail.

LES 5 MOYENS DE DÉMOTIVER VOS COLLABORATEURS.

La bonne marche de votre activité dépendra de la parfaite motivation de vos collaborateurs. Dans notre article du jour, nous traiterons de quelques erreurs à ne pas commettre. Découvrez donc 5 moyens à éviter pour ne pas démotiver vos collaborateurs.

1. Bombardez vos collaborateurs de tâches

En effet, obtenir la performance maximale de tous vos collaborateurs doit être votre priorité en tant que responsable. Mais, leur assigner un très grand nombre de tâches à accomplir ne changera rien. Surtout, si vous souhaitez optimiser leur production dans un délai court. Ils manqueront de confiance et se sentiront inutiles, s’ils n’arrivent pas à terminer leurs tâches quotidiennes ou hebdomadaires. Dans ces conditions, ils peuvent même faire face à un surmenage professionnel. Ce qui est considéré comme étant un réel danger pour la santé mental de tout travailleur. Par conséquent, mettez tout en œuvre pour que vos collaborateurs ne se retrouvent pas dans une telle situation. Pour mieux gérer votre équipe à distance, vous pouvez relire cet article.

2. Ne jamais se soucier de leur état de santé physique et mentale

Le travail reste une valeur clé pour la plupart des individus. La principale source de démotivation vient de l’organisation qui ne sait pas maintenir la motivation et l’engagement de ses collaborateurs.
La communication doit toujours rester un impératif dans la conduite d’une entreprise. De plus, grâce à l’ensemble des outils digitaux aujourd’hui, nous devons nous assurer que nos collaborateurs se sentent soutenus. Et ainsi développer chez eux le sentiment d’appartenance. Montrez à vos collaborateurs qu’ils comptent pour vous et que vous vous souciez de leur état de santé. Ils seront plus motivés et n’hésiteront pas à faire des suggestions pour participer convenablement à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

3. Les appeler de manière intempestive

Permettez à vos collaborateurs de se reposer et profiter pleinement de leur vie en dehors des heures de travail. Respectez les horaires de travail que vous leur avez donné. Et surtout laissez leur le temps d’accomplir leurs tâches pendant les heures de travail. Permettez-leur d’atteindre le bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Cela leur permettra de s’occuper des responsabilités et urgences familiales sans que celles ci n’aient incidence sur leur rendement.

4. Ne pas leur mettre de bons moyens à disposition

Une chose est certaine, si vous ne mettez pas à la disposition de vos collaborateurs le matériel nécessaire pour la bonne exécution de leur travail, ils ne seront pas motivés. Leur rendement sera donc en baisse. Efforcez-vous de créer un cadre de travail favorable et propice à la bonne réalisation de leurs tâches. Soyez un leader attentif aux besoins de votre équipe. Mettez les moyens nécessaires à leur dispositions et vous en récolterez de bons résultats.

5. Ne pas leur donner toutes les informations nécessaires

Manque de communication, circulation de mauvaises informations et asymétrie informationnelle ne doivent pas exister au sein de votre institution. Tout membre de votre institution doit disposer des mêmes informations pour éviter la confusion et l’ambiguïté. Dites vous bien qu’un collaborateur qui n’a pas reçu de bonnes informations sera indéniablement moins efficace dans son travail. Cela créera une frustration qui provoquera la démotivation de ce dernier. En conséquence ces efforts seront moindre et les répercutions se verront sur les résultats de votre entreprise.

Maintenant que vous connaissez ces 5 grands moyens de démotiver vos collaborateurs, nous espérons que vous réussirez à les éviter. Vos collaborateurs ont besoin de votre appui pour exceller, aujourd’hui plus que jamais.